VRT Yazılım Bilişim ve Danışmanlık Hizm. Tic. Ltd. Şti. ("FlexInbox", "Platform", "biz"); WhatsApp ve Telegram'ı Zoho CRM ve Bitrix24 ile birleştiren, eğitilebilir yapay zekâ ajanı içeren çok-kanallı bir müşteri iletişim SaaS hizmetidir. Bu Gizlilik Politikası; hizmeti kullanırken hangi kişisel verileri, hangi amaçlarla, hangi hukuki dayanakla işlediğimizi ve KVKK (6698 sayılı Kanun) ile GDPR (AB 2016/679) kapsamındaki haklarınızı açıklar.
İçindekiler
1. Veri Sorumlusu
İşbu hizmet kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden taraf:
| Unvan | VRT Yazılım Bilişim ve Danışmanlık Hizm. Tic. Ltd. Şti. |
|---|---|
| Vergi No | 9251287608 |
| Adres | Konya / Selçuklu |
| E-posta | destek@flexinbox.io |
| Web | https://flexinbox.io |
Rol ayrımı: Platformu kullanan işletmeler (müşterilerimiz), kendi müşterilerine ait verilerin veri sorumlusudur; FlexInbox bu veriler bakımından işletmenin talimatıyla hareket eden veri işleyen (GDPR'da "processor") konumundadır. Platforma kayıt olan işletme kullanıcılarının hesap verileri bakımından ise FlexInbox veri sorumlusudur.
2. İşlediğimiz Kişisel Veriler
a) Hesap / kullanıcı verileri
- Ad-soyad, e-posta adresi, şifrenin kriptografik özeti (hash)
- Şirket (kiracı/organizasyon) adı, kullanıcı rolü (yönetici/temsilci)
- Zoho kullanıcı/organizasyon kimliği veya Bitrix24 kullanıcı/portal kimliği
b) Entegrasyon ve mesajlaşma verileri
- Bağlanan WhatsApp/Telegram hesabının oturum bilgileri (cihaz eşleştirme)
- Gönderilen/alınan mesaj içerikleri, gönderim zamanı, yön (gelen/giden), iletim durumu (tik), gönderen adı
- Görsel, ses, video ve belge gibi medya dosyaları
- Karşı tarafın telefon/Telegram numarası veya kullanıcı adı ve profil adı
- CRM kayıt eşleşmeleri (Zoho Kişi/Aday/Fırsat veya Bitrix24 Açık Hat kimliği, kayıt sahibi)
- Yapay zekâ ajanı kullanılıyorsa: bilgi tabanı içerikleri ve AI yanıt/etkileşim kayıtları
c) Teknik veriler
- IP adresi, tarayıcı/oturum bilgisi, erişim ve hata kayıtları (log)
- Oturum çerezi / kimlik doğrulama belirteci (JWT)
3. İşleme Amaçları ve Hukuki Dayanak
| Amaç | Hukuki dayanak (KVKK m.5 / GDPR m.6) |
|---|---|
| Hizmetin sunulması, hesabın oluşturulması ve yönetimi | Sözleşmenin ifası |
| WhatsApp/Telegram ↔ Zoho/Bitrix24 mesaj senkronizasyonu, otomatik kayıt oluşturma, yapay zekâ ile yanıtlama | Sözleşmenin ifası / meşru menfaat |
| Güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi, log tutulması | Meşru menfaat / hukuki yükümlülük |
| Faturalama ve yasal kayıt yükümlülükleri | Hukuki yükümlülük |
| Destek talepleri ve bilgilendirme iletişimi | Meşru menfaat / açık rıza |
4. Kanal ve CRM Verileri
FlexInbox, temsilcinin WhatsApp veya Telegram hesabını bir QR kodu ile bağlar ve mesajlaşmayı bu oturum üzerinden gerçekleştirir. Mesaj içerikleri ve medya dosyaları, hizmetin sunulabilmesi için sunucularımızda saklanır ve ilgili Zoho CRM veya Bitrix24 kaydıyla ilişkilendirilir. WhatsApp, Meta Platforms'a; Telegram, Telegram FZ-LLC'ye; Zoho CRM, Zoho Corporation'a; Bitrix24 ise Bitrix Inc.'e ait üçüncü taraf hizmetlerdir ve kendi gizlilik politikalarına tabidir. Yapay zekâ ajanı kullanıldığında, yanıt üretmek için ilgili mesaj ve bilgi tabanı içeriği model sağlayıcısına (OpenAI) iletilebilir. Platformu kullanan işletme, karşı taraflardan gerekli onayların alınmasından ve mesajlaşmanın ilgili mevzuata (ör. ticari elektronik ileti kuralları) uygunluğundan sorumludur.
5. Veri Aktarımı ve Üçüncü Taraflar
Verileriniz pazarlama amacıyla satılmaz. Yalnızca hizmetin işleyişi için gerekli olan altyapı/hizmet sağlayıcılarla paylaşılır:
- Barındırma/altyapı: bulut sunucu ve veritabanı hizmet sağlayıcısı, uygulama ve veritabanı barındırma
- Meta / WhatsApp ve Telegram: mesajların iletimi
- Zoho Corporation / Bitrix Inc.: CRM entegrasyonu
- OpenAI: yapay zekâ ajanı kullanılıyorsa yanıt üretimi
- E-posta gönderimi: bildirim/şifre sıfırlama e-postaları için SMTP sağlayıcısı
- Yasal merciler: mevzuat gereği talep halinde
6. Yurt Dışına Aktarım
WhatsApp (Meta), Telegram, Zoho, Bitrix24 ve OpenAI gibi servisler verileri yurt dışındaki sunucularda işleyebilir. Bu aktarımlar; açık rıza, ilgili kişinin talebi üzerine sözleşmenin ifası veya uygun güvenceler (KVKK m.9 / GDPR m.44 vd., standart sözleşme hükümleri) kapsamında gerçekleştirilir. Verilerinizin nerede işlendiği konusunda bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
7. Saklama Süreleri
- Mesaj ve medya kayıtları: işletme hesabı aktif olduğu sürece; hesap kapanışından sonra en geç 30 gün içinde silinir/anonimleştirilir. (Medya dosyaları için ayrıca azami saklama süresi uygulanır.)
- Hesap verileri: üyelik süresince ve yasal saklama süreleri boyunca.
- Loglar: 12 ay.
- Yedekler: rotasyon kapsamında sınırlı süre (en fazla birkaç yedek) tutulur.
8. Veri Güvenliği
- Aktarımda TLS/HTTPS şifrelemesi
- Şifrelerin geri döndürülemez biçimde hash'lenmesi (bcrypt)
- Kiracı (organizasyon) bazında veri izolasyonu
- Belirteç (token) tabanlı erişim ve rol bazlı yetkilendirme
- Düzenli yedekleme ve erişim kayıtları
Hiçbir yöntem %100 güvenlik garantisi vermez; ancak verilerinizi korumak için makul teknik ve idari tedbirleri alırız.
9. Çerezler
Yalnızca oturum açık tutma ve güvenlik amaçlı zorunlu çerezler/belirteçler kullanılır. Ayrıntı için Çerez Politikası'na bakınız.
10. Haklarınız (KVKK & GDPR)
KVKK m.11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içi/yurt dışı aktarıldığı tarafları bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartlar oluştuğunda silinmesini/yok edilmesini isteme ve işlemenin münhasıran otomatik sistemlerle analizi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme haklarına sahipsiniz.
GDPR kapsamında ek olarak; erişim (m.15), düzeltme (m.16), silme/"unutulma" (m.17), işlemenin kısıtlanması (m.18), veri taşınabilirliği (m.20) ve itiraz (m.21) haklarına ve denetim makamına şikâyet hakkına sahipsiniz.
Taleplerinizi destek@flexinbox.io adresine iletebilirsiniz; başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
11. Değişiklikler ve İletişim
Bu politika zaman zaman güncellenebilir; güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır. Sorularınız için: destek@flexinbox.io