Wie funktioniert die
WhatsApp-CRM-Integration?
Die WhatsApp-CRM-Integration wird in drei Schritten eingerichtet: Sie scannen den QR-Code, verbinden Ihr CRM und schreiben los. Jede eingehende Nachricht wird über die Telefonnummer dem richtigen Kundendatensatz zugeordnet; Ihr Team antwortet aus einem Panel von der eigenen Nummer. Auf einen Antrag müssen Sie nicht warten.
Die Einrichtung dauert Minuten · Keine Kreditkarte nötig · 14 Tage kostenlos
Der Chat auf der einen Seite, der CRM-Datensatz des Kunden auf der anderen:
kein zweiter Bildschirm
Drei Schritte, am selben Tag
Sie starten, ohne auf einen Meta-Antrag zu warten. Sie verbinden Ihre eigene Nummer per QR-Code; möchten Sie die offizielle Leitung, eröffnen wir auch die aus demselben Panel.
QR-Code scannen
Jeder in Ihrem Team scannt vom eigenen Handy: WhatsApp › Verknüpfte Geräte › QR-Code. Die Nummer ändert sich nicht, die App auf dem Handy bleibt offen.
CRM verbinden
Sie autorisieren Zoho, Bitrix24, HubSpot oder GoHighLevel. Ihre Nutzer, Ihre Phasenlisten und Ihre Felder kommen von dort; Nutzer legen Sie nicht von Hand an.
Losschreiben
Die eingehende Nachricht öffnet sich im Panel, daneben steht der CRM-Datensatz. Die Antwort schreiben Sie aus dem Panel oder aus dem CRM; sie geht von derselben Nummer an den Kunden.
Was passiert, wenn eine Nachricht eingeht
Niemand sucht, um Nummer, Datensatz und Verantwortlichen zu verknüpfen.
Dass eine Nachricht im richtigen Datensatz landet, wird nicht dem Zufall überlassen
Wer auf welcher Leitung und in welcher Rolle:
in einer Tabelle
Die Nummer wird exakt geprüft
CRM-Suchen können auch ähnliche Nummern mit abweichender Ländervorwahl oder Schreibweise zurückgeben. Stimmt die Telefonnummer des gefundenen Datensatzes nicht exakt mit der schreibenden Nummer überein, wird er nicht akzeptiert: Notiz, Verantwortlicher und Phase landen nicht im Datensatz eines anderen Kunden.
Technische Details
- Die Telefonnummer wird ins E.164-Format gebracht; Suche und Schreiben nutzen dasselbe Format
- In Zoho werden zuerst die Kontakte, dann die Leads durchsucht; in HubSpot die Felder Telefon und Mobil
- Datensatz und Verantwortlicher werden bei der ersten Nachricht einmal aufgelöst, nicht bei jeder Nachricht erneut im CRM abgefragt
- Wird kein Datensatz gefunden, wird dieselbe Nummer eine Zeit lang nicht erneut gesucht; das schont das CRM-API-Kontingent
- Den Modus für unbekannte Nummern bestimmen Sie: nichts anlegen, Lead, Kontakt oder Kontakt + Deal
Von beiden Seiten derselbe Chat
Arbeitet Ihr Team den ganzen Tag im CRM, muss es nicht ins Panel wechseln. Von wo Sie die Antwort auch schreiben, sie geht von derselben Nummer an den Kunden, und die Konversation sieht auf beiden Seiten gleich aus.
Aus dem Panel
Alle Leitungen in einer Liste: Filter, Tags, Zuweisung und Berichte sind hier.
Aus dem CRM
In Bitrix24 der Datensatz-Tab, in Zoho der Button "Über WhatsApp schreiben", in HubSpot die Chat-Karte in der Kontaktkarte.
Vom Handy
Auf der QR-Leitung können Sie weiter vom eigenen Handy schreiben; die Nachricht erscheint auch im Panel.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
Ein Teil davon ergibt sich aus den Regeln von WhatsApp und der CRMs, ein Teil aus unserer bewussten Entscheidung.
Ein CRM ist Pflicht. FlexInbox arbeitet auf einem CRM. Haben Sie kein Konto bei Zoho, Bitrix24, HubSpot oder GoHighLevel, richten wir es bei der Einrichtung gemeinsam ein; eine Nutzung ohne CRM gibt es nicht.
In Bitrix24 werden Offene Kanäle benötigt. Die Integration läuft auf der Funktion Offene Kanäle von Bitrix24. Diese Funktion gehört zu Ihrem Bitrix24-Tarif und kann von uns nicht freigeschaltet werden.
Gruppenchats werden nicht ins CRM geschrieben. WhatsApp-Gruppen erscheinen im Panel und werden dort beantwortet; weil eine Gruppe keinen einzelnen Kundendatensatz hat, wird sie nicht ins CRM übernommen.
Alle technischen Einschränkungen anzeigen
24-Stunden-Regel auf der offiziellen Leitung. Hat der Kunde in den letzten 24 Stunden nicht geschrieben, ist er über die offizielle Leitung nur mit einer genehmigten Vorlage erreichbar. Auf der QR-Leitung gibt es dieses Fenster nicht.
Die QR-Leitung unterliegt den WhatsApp-Regeln. Massen- und unerwünschte Nachrichten von einer privaten Nummer können zur Sperrung der Nummer führen.
Die Einrichtungsdauer hängt von der Leitung ab. Die QR-Leitung ist in Minuten verbunden. Die offizielle Leitung hängt von der Unternehmensverifizierung und der Nummernfreigabe durch Meta ab.
Zur WhatsApp-CRM-Integration
Wie funktioniert die WhatsApp-CRM-Integration?
Sie verbinden Ihre eigene Nummer per QR-Code oder eröffnen eine von Meta genehmigte offizielle Leitung. Die Telefonnummer der eingehenden Nachricht wird im CRM gesucht, der gefundene Datensatz exakt geprüft, und der Chat öffnet sich mit Name, Verantwortlichem und Phase dieses Datensatzes. Die Antwort schreiben Sie aus dem Panel oder aus dem CRM.
Muss ich meine Nummer wechseln?
Nein. Ihr Team schreibt weiter von der Nummer, die es heute nutzt. Die App auf dem Handy bleibt offen; das Panel kommt als mit der Nummer verknüpftes Gerät hinzu.
Ist ein Antrag auf die WhatsApp Business API Pflicht?
Nein. Ihre per QR-Code verbundene eigene Nummer genügt. Möchten Sie eine Unternehmensleitung, eröffnen wir die WhatsApp-Business-API-Leitung im selben Panel; beide landen im selben Posteingang.
Was passiert, wenn kein Datensatz existiert?
Was mit einer unbekannten Nummer geschieht, entscheiden Sie: nichts anlegen, einen Lead, einen Kontakt oder Kontakt + Deal anlegen. Ist es abgeschaltet, landet die Nachricht trotzdem im Panel und im CRM entsteht kein Datensatz.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Eine QR-Code-Leitung und die CRM-Verbindung dauern Minuten. Die offizielle Leitung hängt von Metas Unternehmensverifizierung und Nummernfreigabe ab; diese Dauer liegt bei Meta.
Jeder in meinem Team hat eine eigene Nummer, geht das?
Ja. Jeder Mitarbeiter verbindet seine eigene Nummer per QR-Code; alle laufen im selben Panel zusammen. Es gibt keine Gebühr pro Person, die Gebühr richtet sich nach der Zahl der verbundenen Leitungen.
Heute den QR-Code scannen, heute losschreiben
Die CRM-Verbindung und die erste Leitung dauern Minuten. Wird eine offizielle Leitung benötigt, unterliegt der Antrag der Genehmigung durch Meta.
Keine Kreditkarte nötig · 14 Tage kostenlos