WhatsApp- und Telegram-Gespräche,
im HubSpot-Kontaktdatensatz.
Mit der HubSpot-WhatsApp-Integration schreibt Ihr Team weiter von der bestehenden Nummer. Jede ein- und ausgehende Nachricht wird dem richtigen Kontakt in HubSpot zugeordnet; fehlt der Datensatz, wird er automatisch angelegt. Ihr Mitarbeiter antwortet wahlweise aus FlexInbox oder aus der HubSpot-Kontaktkarte.
Den Chat in der HubSpot-Kontaktkarte ansehenAutorisierung mit einem Klick · Jede Nachricht im Kontaktdatensatz · 14 Tage kostenlos
Kontakt · DealEgal welche Leitung — auf der HubSpot-Seite gibt es einen einzigen Kontaktdatensatz
Jede Nachricht im Kontaktdatensatz, die Antwort aus der Kontaktkarte
Für ein Team, das HubSpot nutzt, ändern sich drei Dinge: wo die Konversation gespeichert wird, von wo die Antwort geschrieben wird und von wo der Deal vorrückt.
Jede Nachricht landet im Kontaktdatensatz
Ein- und ausgehende Nachrichten werden als Notiz in den Aktivitätsverlauf des Kontakts geschrieben; sie erscheinen zusammen mit E-Mails, Anrufen und Meetings.
Live-Chat aus der Kontaktkarte
Die FlexInbox-Karte im Kontakt- und Deal-Datensatz öffnet die gesamte Konversation in HubSpot; die Antwort geht von dort raus.
Die Deal-Phase über dem Chat
Verantwortlicher und Deal-Phase werden aus dem Chat geändert; die Phasenliste wird automatisch aus Ihrer HubSpot-Sales-Pipeline übernommen.
HubSpot autorisieren, der Rest wird eingerichtet
Im Panel klicken Sie auf "Mit HubSpot verbinden", wählen im HubSpot-Bildschirm Ihr Konto und erteilen die Erlaubnis. Ihre Nutzer (Owner) und Ihre Deal-Phasen kommen von dort; der Kontaktkarte wird eine Chat-Karte hinzugefügt.
Ihr HubSpot-Konto autorisieren
Wählen Sie im geöffneten HubSpot-Fenster Ihr Konto und klicken Sie auf "Verbinden". Einmalig mit einem Administratorkonto. Die angeforderten Rechte beschränken sich auf Kontakte, Deals und die Nutzerliste; Zugriff auf andere Objekte wird nicht verlangt.
Nutzer den Leitungen zuordnen
Ihre HubSpot-Nutzer (Owner) erscheinen automatisch im Panel. Sie geben jeder Person einen Panel-Zugang und eine Rolle und verbinden ihre Leitung. Nutzer legen Sie nicht von Hand an.
Leitung verbinden
Für eine private Nummer scannen Sie den QR-Code, für die offizielle Leitung wählen Sie die WABA-Nummer. Beide laufen im selben HubSpot-Konto.
Jede Nachricht landet im Kontaktdatensatz
Der Kunde schreibt über WhatsApp, und der Chat öffnet sich mit seinem HubSpot-Kontakt und dessen Verantwortlichem. Ein- und ausgehend steht alles im Aktivitätsverlauf des Kontaktdatensatzes; die Frage "was wurde besprochen" wird in HubSpot beantwortet.
Technische Details: Anlegen von Datensätzen, Verantwortliche und HubSpot-API-Limit
Fehlt der Datensatz, wird ein Kontakt angelegt
Für eine unbekannte Nummer werden Kontakt oder Kontakt + Deal angelegt; Sie entscheiden, und es lässt sich abschalten. Der Deal wird in der ersten Phase Ihrer Standard-Pipeline angelegt; es wird keine feste Phase erzwungen, damit es in Konten mit eigener Pipeline keinen Fehler gibt.
Der Verantwortliche kommt aus HubSpot
Der Eigentümer des Kontakts in HubSpot wird zum Verantwortlichen des Chats. Wechseln Sie den Verantwortlichen im Chat, ändert sich auch der Eigentümer des Kontakts. Stimmt die Nummer des gefundenen Datensatzes nicht exakt mit der schreibenden Nummer überein, wird er nicht akzeptiert.
Respekt vor dem HubSpot-API-Limit
Der Suchendpunkt von HubSpot ist auf wenige Anfragen pro Sekunde begrenzt. Der Kontakt wird einmal aufgelöst und mit dem Chat verknüpft; bei den folgenden Nachrichten wird nicht mehr gesucht, es wird nur die Notiz geschrieben. Das Schreiben der Notiz hält eine Nachricht nie auf.
Ein- und ausgehende Nachrichten stehen
im Aktivitätsverlauf von HubSpot selbst
Bereits nach HubSpot übertragene Nachrichten bleiben in HubSpot
Die Konversation ist nichts, was in unserem Panel bleibt; jede Nachricht wird als Notiz in den Kontaktdatensatz geschrieben. Sie erscheint zusammen mit E-Mails, Anrufen und Meetings im Aktivitätsverlauf des Kontakts.
Technische Details
- Ein- und ausgehende Nachrichten werden getrennt als Notizen mit gekennzeichneter Richtung geschrieben
- In der Notiz jeder eingehenden Nachricht steht der Link "In FlexInbox antworten"; selbst auf einem Bildschirm ohne Chat-Karte wechseln Sie mit einem Klick zur Antwort
- Das Schreiben der Notiz funktioniert in jedem HubSpot-Tarif; es braucht keine zusätzliche HubSpot-Funktion
- Soll ein Chat nicht nach HubSpot geschrieben werden, gibt es das Kästchen "nicht im CRM speichern"; für interne Konversationen
Live-Chat aus der Kontaktkarte
Arbeitet Ihr Team den ganzen Tag in HubSpot, muss es nicht ins Panel wechseln. Kontakt- und Deal-Datensätzen wird eine FlexInbox-Karte hinzugefügt; mit "Chat öffnen" öffnet sich die gesamte Konversation in HubSpot, und die Antwort geht von dort raus.
Technische Details
- Die gesamte Konversation zur Telefonnummer im Datensatz erscheint; beim Deal wird die Nummer über den verknüpften Kontakt aufgelöst
- Ton, Bild und Dokument öffnen sich und werden im selben Fenster abgespielt
- Ein Mitarbeiter kann nur von seiner eigenen Leitung schreiben; die Karte nutzt die Leitung des Nutzers, der sie in HubSpot geöffnet hat
- Die Karte öffnet sich zum Schreiben nur bei einem Nutzer mit verbundener Leitungslizenz; ohne Lizenz sind nur Lesen und die Weiterleitung ins Panel möglich
- Die App wurde beim HubSpot App Marketplace eingereicht; die Verbindung richten Sie auch heute im Panel ein, ohne die Marketplace-Freigabe abzuwarten
Die gesamte Konversation sehen,
ohne den Datensatz zu verlassen
Verantwortlichen, Deal und Phase ändern,
ohne den Chat zu verlassen
Die Deal-Phase direkt über dem Chat
Während Sie mit dem Kunden sprechen, wechseln Sie im selben Bildschirm den Verantwortlichen und schieben den Deal in die nächste Phase. Die Phasenliste wird automatisch aus Ihrer HubSpot-Sales-Pipeline übernommen; abgeschlossene Phasen werden unterschieden.
Technische Details
- Die Phasenliste kommt aus der Pipeline, zu der der Deal des Kontakts gehört; haben Sie mehrere Pipelines, wird die richtige gewählt
- Hat ein Kontakt mehrere Deals, wählen Sie, mit welchem Sie arbeiten; offene Deals stehen oben, die Auswahl wird für diesen Chat gemerkt
- Hat der Kontakt keinen Deal, erscheint das Phasenfeld nicht; der Chat legt keinen Deal an, das ist Ihre Entscheidung
- Tags bleiben auf der FlexInbox-Seite; sie dienen zum Filtern und Auswerten
Wer auf welcher Leitung, in einer Tabelle
Ihre HubSpot-Nutzer (Owner) erscheinen automatisch im Panel. In jeder Zeile stehen das Panel-Konto der Person, ihre Rolle und die verbundene WhatsApp- oder Telegram-Leitung. Wem der Datensatz gehört, bei dem landet auch der Chat.
Hier scannen Sie den QR-Code;
WhatsApp und Telegram werden getrennt verbunden
Technische Details: Rollen, Leitungslizenz und Panel-Login
Rollen
Administrator, Supervisor und persönliche Rolle. Ein Mitarbeiter mit persönlicher Rolle sieht nur die Chats seiner eigenen Leitungen.
Die Leitungslizenz hängt an der Person
Ein Nutzer kann nur in dem ihm zugewiesenen Kanal (WhatsApp oder Telegram) eine Leitung verbinden; die Lizenz übertragen Sie jederzeit auf eine andere Person.
Panel-Login
Das Panel-Konto wird mit der HubSpot-E-Mail angelegt. Wer nur aus HubSpot heraus schreibt, braucht keinen eigenen Zugang.
Keine Gebühr pro Person
Wie viele Nutzer Sie auch hinzufügen, der Preis bleibt gleich. Die Gebühr richtet sich nach der Zahl der verbundenen Leitungen.
Die erste Antwort soll die KI geben
Der mit Ihrem Wissen trainierte Assistent übernimmt die ersten Fragen; Ihr Mitarbeiter übernimmt das Gespräch, wann er möchte. Jeder WhatsApp- oder Telegram-Leitung kann ein eigener Agent zugewiesen werden; auch was der Assistent schreibt, landet im Kontaktdatensatz. Details: HubSpot-KI-Integration.
Technische Details
- Ihre Preisliste, Ihre häufigen Fragen oder Ihre Website dienen als Quelle
- Auch die Antworten des Assistenten landen als ausgehende Nachricht im Kontaktdatensatz
- Jeder Leitung kann ein eigener Agent zugewiesen werden; Vertriebs- und Supportleitung müssen nicht gleich sein
- Den Assistenten abzuschalten ist eine einzige Auswahl, die Leitung läuft weiter
Die erste Frage übernimmt der Assistent,
den Rest führt Ihr Team
Datenlöschung synchron mit HubSpot
Wird ein Kontakt in HubSpot gelöscht, werden die zugehörigen personenbezogenen Daten auch auf der FlexInbox-Seite entfernt. So müssen Löschanfragen nicht in zwei Systemen getrennt verfolgt werden. Auch DSGVO-Löschanfragen laufen über denselben Weg.
HubSpot-Telegram-Integration
Das Telegram-Konto wird über die Liste der HubSpot-Nutzer (Owner) verbunden. Die Konversation landet im Kontaktdatensatz und wird aus der Kontaktkarte beantwortet; bei der Einrichtung gibt es keinen Unterschied zu WhatsApp.
Das Feld in der Kontaktkarte
Im Feld "WhatsApp / Telegram" in der Kontakt- und Deal-Karte schreiben Sie mit "Chat öffnen" aus demselben Bildschirm.
Landet im Aktivitätsverlauf
Auch die Telegram-Konversation steht im Aktivitätsverlauf des Kontaktdatensatzes; sie erscheint in den HubSpot-Berichten.
Leitungszuweisung
Für jeden Owner wird ein Panel-Konto angelegt, und die Telegram-Leitung wird im Abo-Bildschirm zugewiesen.
Einrichtung der Telegram-Leitung, ihre Grenzen und der Unterschied zum Bot-Konto: Telegram-Integration
Was Sie von Anfang an wissen sollten
Ein Teil davon ergibt sich aus den Regeln des CRM selbst, ein Teil aus dem heutigen Umfang der Integration. Wir teilen alles offen mit, bevor Sie starten.
Alle sechs Punkte aufklappen
Das Ticket-Objekt liegt außerhalb
Die Integration arbeitet mit den Objekten Kontakt und Deal. Service-Tickets werden weder gelesen noch angelegt; das Supportteam führt den Chat über den Kontaktdatensatz.
Datensatz anlegen: Kontakt oder Kontakt + Deal
In HubSpot gibt es kein eigenes Lead-Objekt; für eine unbekannte Nummer werden Kontakt oder Kontakt + Deal angelegt, und Sie können das abschalten. Ist die Nummer bereits erfasst, wird kein zweiter Kontakt angelegt.
Workflow-Aktion und Meta-Leads gibt es noch nicht
Die Aktion "Nachricht bei Phasenwechsel senden" in HubSpot-Workflows und das Schreiben von Meta-Anzeigenformularen nach HubSpot sind noch nicht veröffentlicht; beides funktioniert heute nur in Bitrix24.
Die Phase erscheint nur bei einem Kontakt mit Deal
Das Phasenfeld in der Chat-Kopfzeile erscheint, wenn der Kontakt einen Deal hat. Der Deal wird nicht von selbst angelegt, solange Sie nicht den Modus "Kontakt + Deal" gewählt haben.
Gruppenchats werden nicht ins CRM übernommen
WhatsApp-Gruppen erscheinen im FlexInbox-Panel und werden dort beantwortet, aber nicht in HubSpot-Datensätze geschrieben. Eine Gruppe hat keinen einzelnen Kontaktdatensatz.
Die QR-Leitung unterliegt den WhatsApp-Regeln
Massen- und unerwünschte Nachrichten von einer privaten Nummer können zur Sperrung der Nummer führen. Dieses Risiko ist die Folge der Nutzung, nicht des Werkzeugs.
Zur HubSpot-Integration
Erscheinen die Nachrichten in HubSpot?
Ja. Jede ein- und ausgehende Nachricht wird als Notiz in den Aktivitätsverlauf des Kontaktdatensatzes geschrieben; sie erscheint zusammen mit E-Mails und Anrufen. Zusätzlich öffnet sich die gesamte Konversation live über die FlexInbox-Karte in der Kontakt- und Deal-Karte.
Mit welchen HubSpot-Objekten funktioniert es?
Kontakte (Contacts), Deals und Nutzer (Owners). Die eingehende Nachricht wird dem Kontakt zugeordnet, aus dem Chat lassen sich Verantwortlicher und Deal-Phase ändern. Das Ticket-Objekt liegt außerhalb.
Was passiert, wenn eine Nachricht von einer Nummer ohne HubSpot-Datensatz kommt?
Je nach gewähltem Modus wird ein neuer Kontakt oder Kontakt + Deal angelegt; verantwortlich wird der Inhaber der Leitung. Wollen Sie das automatische Anlegen nicht, schalten Sie es ab — die Nachricht landet trotzdem im Panel.
In welchem HubSpot-Tarif funktioniert es?
Das Schreiben der Notiz in den Kontaktdatensatz und das Panel funktionieren in jedem HubSpot-Tarif. Die Chat-Karte in der Kontaktkarte erscheint, wenn Ihr Konto App-Karten unterstützt; wird das nicht unterstützt, wechseln Sie über den Link "In FlexInbox antworten" in der Notiz mit einem Klick ins Panel.
Wird es über den HubSpot App Marketplace installiert?
Die App wurde beim HubSpot App Marketplace eingereicht. Die Verbindung stellen Sie auch heute aus dem FlexInbox-Panel über den Autorisierungsbildschirm von HubSpot her; Sie müssen die Marketplace-Freigabe nicht abwarten.
Was passiert mit der Konversation, wenn ich einen Kontakt in HubSpot lösche?
HubSpot meldet uns das Löschereignis, und die Konversation dieser Nummer wird auch auf der FlexInbox-Seite gelöscht; DSGVO-Anfragen laufen über denselben Weg. Wollen Sie sichergehen, dass die Löschung erfolgt ist, können Sie denselben Vorgang auch im Panel ausführen.
Gibt es auch eine HubSpot-Telegram-Integration?
Ja. Auch Ihr Telegram-Konto wird auf demselben Weg verbunden; Telegram-Nachrichten werden ebenfalls dem Kontakt zugeordnet und in den Kontaktdatensatz geschrieben. WhatsApp und Telegram laufen in einem Panel und in einem Kontaktdatensatz zusammen.
Wird die WhatsApp Business API benötigt?
Nein. Sie können Ihre eigene Nummer per QR-Code verbinden. Möchten Sie eine von Meta genehmigte offizielle Leitung, eröffnen wir sie im selben HubSpot-Konto; beide laufen zusammen und landen im selben Kontaktdatensatz.
Nutzen Sie ein anderes CRM?
Dasselbe Panel, dieselben Leitungen; nur der Ort, an dem der Datensatz landet, ändert sich. Alle Funktionen der WhatsApp-CRM-Integration finden Sie auf der Startseite.
Zoho-CRM-Integration
Wird Lead-, Kontakt- und Deal-Datensätzen zugeordnet; Verantwortlicher und Phase werden aus dem Chat verwaltet.
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Bitrix24-Integration
Offene Kanäle, Roboter und Meta-Anzeigenformulare kommen mit einer einzigen Einrichtung.
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GoHighLevel-Integration
WhatsApp tritt an die Stelle des SMS-Kanals; Workflow und KI sprechen über WhatsApp.
Zur SeiteVerbinden Sie Ihr HubSpot noch heute
Die Einrichtung beginnt mit der Autorisierung von HubSpot. Wird eine offizielle Leitung benötigt, unterliegt der Antrag der Genehmigung durch Meta.
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